Evästeet ja tietosuojakäytäntö

Tietosuojakäytäntö

1. Tausta
1.1 Inrego kerää, tallentaa ja käyttää henkilötietoja esimerkiksi, muttei yksinomaan, tuotteidemme ja palvelujemme ostamisen, palveluasioinnin, sopimusten, markkinoinnin, vierailuiden tai muunlaisten kontaktien yhteydessä Inregon kanssa.

1.2 Inrego pitää tärkeänä, että kaikki ne, joiden henkilötietoja käsittelemme, tuntevat olonsa turvalliseksi ja luottavaisiksi tarkoituksissamme ja kyvyissämme käsitellä tietojaan hyvällä tavalla.

1.3 Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on, että Inrego kuvailee lyhyesti niille, joiden tietoja Inrego on kerännyt tai saattaa kerätä, kuinka Inrego aikoo täyttää henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset, jotka on määritelty Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2016/679 ( "Tietosuojamääräys"), jota sovelletaan 25. toukokuuta 2018 alkaen, ja muutoin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimukset (jäljempänä yhdessä "sovellettava laki") Tässä tietosuojakäytännössä kuvaillaan myös lyhyesti, miten Inrego aikoo varmistaa yksilöiden yksityisyyden ja perusoikeuksien riittävän suojan henkilötietojen käsittelyn yhteydessä, Inregon harjoittaman toiminnan puitteissa.

1.4 Tätä tietosuojakäytäntöä ei millään tavalla voida tulkita oikeudelliseksi neuvonnaksi tai tyhjentäväksi tai kattavaksi kuvaukseksi sovellettavan lain mukaisista oikeuksista ja velvollisuuksista.

2. Vastuu
2.1 Inrego on keräämiensä ja käsittelemiensä henkilötietojen rekisterinpitäjä.

2.2 Inregoa voidaan pitää joissakin tapauksissa rekisterinpitäjän sijaisena, jos tietojen antaja on henkilötietojen rekisterinpitäjä. Tällöin rekisterinpitäjän on tehtävä henkilötietojen käsittelysopimus Inregon kanssa.

2.3. Ilmoittaja vastaa, että Inregolla on oikeus käsitellä Inregolle luovutettavia tietoja.
 

3. Suojaustoimenpiteet ym.
3.1 Inrego ryhtyy teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin, joita sovellettavan lain mukaan vaaditaan käsiteltävien henkilötietojen suojaamiseen ottaen huomioon käytettävissä oleva tekniikka ja toimenpiteiden kustannukset.

3.2 Inrego ryhtyy kohtuullisiin toimenpiteisiin täyttääkseen velvollisuutensa ottaen huomioon käsittelyn tavan ja tiedot, joihin Inregolla on käyttöoikeus, huomioiden:
(a) käsittelyn turvallisuuden;
(b) henkilötietoihin kohdistuneen rikkomuksen ilmoittamisen viranomaisille; ja
(c) tiedottamisen rekisteröidylle henkilötietoihin kohdistuneesta rikkomuksesta.
 

4. Miksi Inrego käsittelee henkilötietoja
4.1 Inrego käsittelee henkilötietoja eri tarkoituksiin, jotka ovat tarpeellisia osana Inregon toimintaa. Alla on muutamia esimerkkejä tavallisimmista tarkoituksista.

4.1.1 Neuvonanto ja yhteydenpito ennen ostoa ja sopimuksen tekemistä ja sen yhteydessä.

4.1.2 Tilattujen tavaroiden tai palvelujen ostamisen ja toimittamisen toteuttaminen.

4.1.3 Seurantayhteydenotto ennen toimitusta, toimituksen aikana tai sen jälkeen sekä huolto- ja takuuasioiden tai asiakastyytyväisyystutkimuksen yhteydessä.

4.1.4 Taloushallintoon liittyvä asia, kuten laskutus, luottoluokitus, rahoitus, leasing tai vuokraus.

4.1.5 Inregon lain mukaisten, kuten kirjanpitolain velvoitteiden hoitaminen.

4.1.6 Markkinointitoimenpiteet sisältäen kohdennetun mainonnan postitse, sähköpostitse, verkossa tai puhelimessa.

4.1.7 Inregos muiden velvoitteiden täyttäminen asiakkaita ja kumppaneita kohtaan.
 

5. Henkilötietojen luovuttaminen
5.1 Inrego voi luovuttaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle eri tarkoituksiin, kun sitä pidetään tarpeellisena esimerkiksi kohdassa neljä ilmoitetuissa tarkoituksissa. Seuraavassa on esimerkkejä yleisimmistä kolmansien osapuolten toimijoista, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin ja oikeus jopa käsitellä niitä.

5.1.1 Toimituksen hoitavat logistiikkayritykset, ostojen rahoittamista hoitavat rahoitusyhtiöt, luottoluokitusyritykset lainoja ostettaessa tai sopimuksia tehdessään, vakuutusyhtiöt vakuutuksia tehdessään, tilintarkastajat Inregon toimintaa tarkastaessaan ja markkinointikumppanit tehdessään kampanjoita.

5.2 Inrego voi myös luovuttaa henkilötietoja, jos se on tarpeellista Inregon oikeudellisten etujen käyttämiseksi, voimassa olevan lainsäädännön noudattamiseksi tai viranomaisten vaatimuksen täyttämiseksi.

5.3 Jos kolmas osapuoli on konsulttiyritys tai muun tyyppinen toimittaja, voi olla mahdollista, että he tarvitsevat henkilötietojen käyttöoikeuden esimerkiksi Inregon toimintoihin kuuluvan palvelun ja IT-järjestelmän käytön kehittämiseen.

5.4 Inregolla ei ole tavanomaisesti toimintaa EU:n/ETA:n ulkopuolella, mutta jos joku Inregon toimittajista ja/tai kumppaneista on EU:n/ETA:n alueella, henkilötietojen luovuttaminen heidän käyttöön on tarpeellista ja perusteltua. Tapauksissa, joissa henkilötiedot siirretään tällaiseen maahan, Inrego huolehtii toimenpiteistä, joilla varmistetaan, että henkilötiedot suojataan sovellettavan lain mukaisesti.

5.5 Inrego ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman lupaa. Jos koko Inregon toiminta on kaupan, fuusion tai konkurssin kohteena, henkilötiedot voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle tällaisen tapahtuman yhteydessä.
 

6. Oikeudellinen perusta ja tallentamine
6.1 Inrego perustaa henkilötietojen käsittelynsä eri oikeusperusteisiin käsittelytarkoituksen mukaisesti. Seuraavassa on joitain esimerkkejä oikeusperustasta, jota voidaan soveltaa eri tarkoituksiin.

6.2 Inrego käsittelee henkilötietoja oikeusperustan perusteella, johon viitataan sopimuksen sovellettavan lain 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan johdanto-osan 44 kappaleen mukaisesti. Tämä oikeusperusta on sovellettavissa esimerkiksi, kun Inrego käsittelee henkilötietoja osana asiakkaita ja kumppaneita koskevien sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tämä oikeusperusta on sovellettavissa myös henkilötietojen käsittelyssä ennen sopimuksen solmimista, kun Inregolla on perusteltu syy päätellä, että rekisteröity on tekemässä sopimuksen.

6.3 Inrego käsittelee henkilötietoja sen oikeusperustan mukaisesti, jota kutsutaan oikeudelliseksi velvoitteeksi sovellettavan lain 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan ja johdanto-osan 45 kappaleen mukaisesti. Tämä oikeusperusta on sovellettavissa esimerkiksi kun Inrego varmistaa lakisääteisten velvollisuuksiensa, kuten kirjanpidon hoitamisesta.

6.4 Inrego käsittelee henkilötietoja sen oikeusperustan mukaisesti, jota kutsutaan intressivertailuksi sovellettavan lain 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan ja johdanto-osan 47, 48, 49 ja 69 kappaleen mukaisesti. Tällainen sovellettava oikeusperusta on esimerkiksi markkinointiaktiviteetit.

6.5 Inrego käsittelee henkilötietoja oikeusperustan perusteella, johon viitataan sopimuksen sovellettavan lain 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan johdanto-osan 32, 38, 42 ja 43 kappaleen mukaisesti.

6.6 Inrego pyrkii rajoittamaan henkilötietojen tallentamista sekä laajuudellisesti että tallennusajallisesti käyttötarkoitukseen nähden.
 

7. Oikeudet
7.1 Rekisteröidyllä on oikeudet sovellettavan lain 12–23 ja 34 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyn tärkeimmät oikeudet ovat:
Pääsy rekisteröidyn henkilötietoihin rekisteriotteen muodossa, jossa muun muassa ilmoitetaan rekisteröidyt henkilötiedot, käsittelyn tarkoitukset ja kuvaillaan kolmannen osapuolen henkilötietojen luovuttamisen.
(b) Henkilötietojen poistaminen, jos niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
(c) Virheellisten ja/tai puutteellisten henkilötietojen korjaaminen ja/tai täydentäminen.
(d) Käsittelyn rajoittaminen tiettyyn tarkoitukseen. Rekisteröidyllä henkilöllä on esimerkiksi oikeus vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin, kuten tarjouksien vastaanottamiseen sähköpostitse.
(e) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

7.2 Rekisteröidyn oikeuksia voidaan jossain määrin rajoittaa sovellettavan lain edellyttämässä ja/tai sallimassa laajuudessa. Esimerkiksi Inrego ei voi poistaa asiakastietoja, kun niitä tarvitaan lakisääteisen vaatimuksen täyttämiseen, kuten kirjanpitoon tai sopimusvelvoitteiden täyttämiseen.

7.3 Rekisteröityjen oikeuksien käyttöä pyytäessä helpoin tapa voi usein olla ottaa yhteyttä pääyhteyshenkilöömme tai myyjäämme Inregolla.

7.4 Jos haluat tehdä virallisen pyynnön näiden oikeuksien käyttämisestä, pyydämme ottamaan yhteyttä osoitteeseen gdpr@inrego.se tai lähettämään vaihtoehtoisesti kirjeen osoitteeseen ”Inrego AB, Kemistvägen 3, 183 79 Täby” ja merkitsemään kuoreen ”Att: GDPR”. Voidaksemme käsitellä virallisen pyynnön nopeasti ja laadukkaasti, pyydämme sinua muotoilemaan pyyntösi selkeästi, etenkin sen osalta, mitä oikeutta haluat käyttää ja millä tiedoilla haluat meidän tunnistavan sinut rekistereissämme. Tiesitkö myös, että jos esiinnyt useammassa kuin yhdessä rekisteristämme, esimerkiksi jos olet asiakas tai kumppani useilla Inregon liiketoiminta-alueilla, arvostamme, jos ilmoitat meille myös nämä tiedot pyyntösi yhteydessä. Tämä johtuu siitä, että Inrego pyrkii välttämään rekistereiden yhdistämistä enemmälti kuin toiminnan kannalta on välttämätöntä.


7.5 Muuta
7.6 Me, jotka työskentelemme Inregolla ymmärrämme, että voi olla asioita, joita voisimme tehdä paremmin ja otamme mieluusti vastaan kehitysideoita.

7.7 Inrego pitää todennäköisenä, että tätä tietosuojakäytäntöä voidaan tarkistaa oikeudellisten käytäntöjen muuttuessa ja parhaita käytäntöjä ja täytäntöönpanomalleja soveltaessa sekä Inregon toimintojen ja rutiinien kehittyessä.