IT-laitteet ovat välttämätön osa lähes jokaisen organisaation toimintaa. Niiden on oltava tehokkaita ja vastattava työn asettamiin vaatimuksiin. Samalla laitteisiin on sitoutunut sekä rahaa että luonnonvaroja, joten niiden käyttöikä ja arvo kannattaa maksimoida.
Laitteen arvon säilyttäminen alkaa jo hankinnasta. Laadukas ja oikein mitoitettu laite, hyvä suojaaminen, suunnitelmallinen elinkaarenhallinta sekä oikea-aikainen käytöstäpoisto muodostavat kokonaisuuden, jolla laitteesta saadaan mahdollisimman paljon hyötyä.
Miten omien IT-laitteiden arvoon voi vaikuttaa?
1. Valitse laadukas ja pitkäikäinen laite
Arvon maksimointi alkaa hankintavaiheessa. Pelkän ostohinnan sijaan kannattaa tarkastella laitteen laatua, kestävyyttä, odotettua käyttöikää ja mahdollisuuksia uudelleenkäyttöön.
Yrityskäyttöön suunniteltu laadukas laite voi kestää vaativaa päivittäistä käyttöä paremmin ja palvella vielä seuraavaa käyttäjää ensimmäisen käyttöjakson päätyttyä. Inrego on nostanut esiin erityisesti yrityskäyttöön suunniteltujen premium-luokan laitteiden kestävyyden.
2. Valitse oikea laite oikeaan käyttötarkoitukseen
Kaikki työntekijät eivät tarvitse samanlaista laitetta.
Alimitoitettu laite voi joutua vaihtoon ennenaikaisesti, mutta tarpeettoman tehokas laite sitoo turhaan pääomaa. Määrittele käyttäjäprofiilit ja valitse laitteet todellisten työtehtävien perusteella. Hyödynnä myös kunnostettuja laitteita.
3. Kiinnitä varkaussuojat ja merkinnät harkiten
Yrityksen omaisuusmerkinnät ovat usein tarpeellisia, mutta niiden sijainnilla on väliä.
Kiinnitä varkaussuojat ja muut merkinnät mahdollisuuksien mukaan vähemmän näkyviin paikkoihin, esimerkiksi laitteen pohjaan. Merkintöjen poistaminen näkyvältä pinnalta voi aiheuttaa naarmuja ja muita pysyviä jälkiä.
4. Suojaa laite kolhuilta ja naarmuilta
Tietokonelaukut, suojakuoret ja näytönsuojat ovat pieni investointi verrattuna itse laitteen arvoon.
Myös arkisilla asioilla on merkitystä. Esimerkiksi avaimet ja kynät voivat aiheuttaa kannettavaan nopeasti naarmuja.
Laitteen fyysisellä kunnolla on vaikutusta myös hyvitykseen. Inregon prosessissa laite tarkastetaan ja testataan yli sadan kohdan perusteella, ja havaitut viat vaikuttavat laitteen lopulliseen korvaukseen.
5. Vältä tarpeettomia tarroja
Tarrat voivat aiheuttaa laitteen pintaan värieroja, ja niiden poistamisesta voi jäädä naarmuja tai liimajälkiä.
Jos tarraa tai muuta pysyvää merkintää ei todella tarvita, kannattaa laitteen pinta jättää mahdollisimman lähelle alkuperäistä kuntoa.
6. Säilytä laitteen olennaiset osat ja lisävarusteet
Kannettavan laturi, näytön jalka, virtajohto ja muut olennaiset lisävarusteet kannattaa säilyttää koko laitteen käyttöiän ajan.
Kun työntekijä palauttaa laitteen, myös siihen kuuluvien varusteiden pitäisi palautua. Näyttöjen jaloille ja muille irrotetuille osille voidaan puolestaan järjestää keskitetty säilytyspaikka.
Mitä täydellisempi kokonaisuus käytöstä poistettaessa on, sitä paremmat mahdollisuudet sillä on jatkaa käyttöä.
7. Vältä painaumia ja vääränlaista säilytystä
Älä kasaa kannettavia päällekkäin tai aseta raskaita esineitä niiden päälle. Vääränlainen säilytys voi vahingoittaa esimerkiksi kuorta tai näyttöä.
Kiinnitä säilytykseen huomiota myös siinä vaiheessa, kun laitteet ovat palautuneet käyttäjiltä ja odottavat jatkokäsittelyä.
8. Hyödynnä vakuutus ja korjausmahdollisuudet
Vahingoittunut laite ei välttämättä ole elinkaarensa päässä. Tee lukitusten poistamisesta osa työntekijän offboarding-prosessia.
Tarkista, kattaako yrityksenne vakuutus IT-laitteiden vahingot, ja reagoi rikkoutumiseen nopeasti. Korjaaminen voi mahdollistaa laitteen käytön jatkamisen ja estää ennenaikaisen käytöstäpoiston.
9. Poista aktivointi- ja käyttäjälukitukset
Tämä on erityisen tärkeää laitteen uudelleenkäytön kannalta.
Kun puhelin, tabletti tai tietokone palautuu työntekijältä, varmista, että käyttäjä on poistanut tarvittavat aktivointi- ja käyttäjälukitukset sekä irrottanut laitteen esimerkiksi henkilökohtaisesta iCloud- tai Google-tilistään.
Jos laite jää lukituksi käyttäjän tiliin, sen uudelleenkäyttö voi estyä. Lataa Inregon ohje lukitusten avaamiseen
10. Luo selkeä käytöstäpoistoprosessi
Yksi tärkeimmistä keinoista maksimoida IT-laitteiden arvo on tehdä käytöstäpoistosta prosessi yksittäisen toimenpiteen sijaan.
Sopikaa organisaatiossa selkeästi:
kuka vastaa laitteiden palautuksesta
minne laitteet palautetaan
miten laitteet ja niiden lisävarusteet kirjataan
miten aktivointilukitusten poistaminen varmistetaan
kuka vastaa tietoturvallisesta käsittelystä
kuinka usein poistuneet laitteet toimitetaan eteenpäin.
Sujuva ja säännöllinen käytöstäpoistoprosessi auttaa organisaatiota maksimoimaan käytetyistä IT-laitteista saatavan hyvityksen.
11. Pakkaa laitteet huolellisesti
Vuosia hyvässä kunnossa säilynyt laite voi vaurioitua viimeisillä kilometreillään, jos sitä ei pakata kuljetusta varten asianmukaisesti.
Käytä laitteille tarkoitettuja pakkausmateriaaleja ja varmista, etteivät laitteet pääse kuljetuksen aikana liikkumaan tai osumaan toisiinsa.
Inrego tarjoaa organisaatioille laitteiden kuljetukseen muun muassa laatikoita, lukittuja turvakaappeja, turvasalkkuja ja rullakoita.
Tutustu Inregon pakkausohjeisiin
12. Älä jätä käytöstä poistettuja laitteita varastoon
Kun laite poistuu käytöstä, kannattaa toimia nopeasti.
IT-laitteen jäljellä oleva arvo riippuu muun muassa laitteen iästä, mallista, kokoonpanosta ja kunnosta sekä markkinatilanteesta. Inrego korostaa, ettei käytöstä poistettuja tietokoneita, tabletteja ja puhelimia kannata jättää hyllyille odottamaan. Säännöllinen poistoprosessi auttaa maksimoimaan niistä saatavan hyvityksen.
Nopeus auttaa myös uudelleenkäyttöä: mitä ajankohtaisempi laite on, sitä paremmat mahdollisuudet sille on löytää uusi käyttäjä.
Bonusvinkki: hyödynnä poistuvien laitteiden data seuraavissa hankinnoissa
Hyvin hoidettu käytöstäpoisto kertoo samalla, miten onnistuneita aikaisemmat laitevalinnat ovat olleet.
Seuraa esimerkiksi laitteiden kuntoluokituksia, yleisimpiä vikavähennyksiä ja hyvitysarvoja. Oliko jossakin mallissa poikkeuksellisen paljon vaurioita? Säilyikö toinen malli selvästi paremmassa kunnossa? Oliko suunniteltu käyttöikä sopiva?
Inregon asiakasportaalissa voidaan tarkastella muun muassa hyvitysarvoja, vikavähennyksiä ja kuntoluokituksia. Niiden avulla yritys voi analysoida, miten laitteet ovat eri käyttötarkoituksissa kestäneet ja onko niiden elinkaari mitoitettu oikein.
Kun havainnot viedään takaisin tuleviin laitevalintoihin, syntyy jatkuvasti kehittyvä elinkaarimalli:
Fiksu hankinta → hyvä käyttö ja ylläpito → sujuva käytöstäpoisto → hyvä hyvitysarvo → uusi elämä → parempi seuraava hankinta
Maksimoi IT-laitteiden arvo koko elinkaaren ajan
IT-laitteiden elinkaarenhallinta on yhtä aikaa taloudellinen ja vastuullinen kysymys. Kun organisaatio hankkii laadukkaita ja oikein mitoitettuja laitteita, huolehtii niiden kunnosta sekä rakentaa sujuvan käytöstäpoistoprosessin, IT-laitteisiin sitoutunut arvo voidaan hyödyntää tehokkaammin.
Inrego ostaa ja myy käytettyjä IT-laitteita sekä huolehtii organisaatioiden käytöstä poistettujen laitteiden käsittelystä, tietoturvasta ja uudelleenkäytöstä.
Haluatko kaikki vinkit talteen? Lataa maksuton oppaamme, josta saat käytännön vinkit IT-laitteiden hankintaan, käyttöön, palautukseen ja käytöstäpoistoon sekä tarkistuslistan organisaation IT-vastaavalle.
Lataa opas: Näin maksimoit IT-laitteiden arvon ja uudelleenkäytön